Een evenement plannen in het Programma

Plan een evenement in het Programma om in te stellen wanneer en waar het plaatsvindt, hoe klanten toegang krijgen en welke prijs ervoor geldt. Als je de inhoud van het evenement nog niet hebt toegevoegd, zie Een evenement, ervaring of attractie toevoegen.

1. Selecteer Programma in het hoofdmenu.
2. Klik op .
   Het planningsproces bestaat uit vijf stappen: hoofdinfo, locatie, prijzen, kosten en toegang.

Stap 1: Hoofdinfo

Kies het evenement en het type: Eenmalig of Altijd.

Een evenementtype kiezen

Eenmalige evenementen vinden plaats op een specifieke datum en tijd. De ticketverkoop sluit nadat het evenement heeft plaatsgevonden. Dit type is het meest geschikt voor concerten, theater, festivals, bioscoop, workshops en seminars.

Altijd-evenementen hebben geen vaste datum. Klanten kunnen op elk moment binnen een bepaalde periode langskomen en de ticketverkoop blijft voor onbepaalde tijd open totdat je deze handmatig sluit. Dit type is het meest geschikt voor musea, tentoonstellingen, themaparken, aquaria en dierentuinen.

Het evenement en de datum selecteren

1. Kies de titel van het evenement in de vervolgkeuzelijst.
2. Als je Eenmalig hebt gekozen, gebruik je de kalender om de startdatum en -tijd te selecteren.
   De kalender is alleen voor de startdatum, niet voor een datumbereik van het evenement. Het systeem beheert de duur van het evenement automatisch op basis van de duur die eerder is ingesteld in de instellingen voor evenementinformatie.

Wanneer je een nieuw evenement plant in plaats van een bestaand evenement bewerkt, kun je meerdere startdatums en -tijden selecteren. Zodra je een datum selecteert, verschijnen de tijdinstellingen naast de kalender voor die datum.

Klik op Volgende wanneer je klaar bent.

Stap 2: Locatie

Kies of het evenement een zitplaatsindeling gebruikt of aangepaste tickettypes zonder gereserveerde plaatsen.

Met zitplaatsindeling

Met een zitplaatsindeling selecteren klanten hun voorkeursplaats op een podiumkaart. Je ziet je vooraf gedefinieerde podiumkaarten. Als je er nog geen hebt, maak je er een via de pagina Overzicht van podia; zie Een podium maken. Gebruik de zoekbalk om een podiumkaart te vinden als je er veel hebt.

De evenementlocatie wordt bepaald door de locatie van de zitplaatsindeling. Elke podiumkaart heeft een ingebedde locatie die je kiest wanneer je de kaart opslaat.

Geen gereserveerde plaatsen

Zonder gereserveerde plaatsen selecteren klanten een ticket per categorie. Kies de evenementlocatie in het locatieveld of selecteer er een uit de locatiegeschiedenis.

Voor een evenement zonder zitplaatsindeling moet je de evenementlocatie kiezen.

Een nieuwe locatie toevoegen

Om een nieuwe locatie toe te voegen, selecteer je de knop Ophalen. In het pop-upvenster:

1. Voer de naam van de locatie in de zoekbalk in, bij voorkeur zoals deze in Google Places wordt weergegeven. Het systeem probeert de gegevens te extraheren.
2. Controleer en bewerk de locatiegegevens op het volgende scherm:
3. Naam van de plaats: de naam van de locatie of het gebouw.
4. Adres: het straatadres van de plaats.
5. Stad: de naam van de stad, met in voorkomend geval de staat – bijvoorbeeld New York, NY.
6. Land: de naam van het land.
7. Lat/lng: een aanpasbare GPS-pin. Verplaats deze indien nodig om de coördinaten nauwkeuriger in te stellen.

Klik op Opslaan wanneer je klaar bent.
Alle locatiegegevens worden aan aanwezigen getoond, dus voeg geen interne notities toe.

Altijd-evenementen

Een zitplaatsindeling is niet beschikbaar voor altijd-evenementen. Ze werken alleen zonder gereserveerde plaatsen en met een aangepaste locatie.

Klik op Volgende wanneer je klaar bent met de locatie-instellingen.

Stap 3: Prijzen

Kies of de toegang Gratis of Betaald is. Daarna verschijnen de tickettypes.

Elk tickettype, ook wel een prijsgroep genoemd, heeft:

• Kleur
• Naam
• Capaciteit
• Prijsstelling, alleen voor betaalde evenementen

Tickettypes met een zitplaatsindeling

Wanneer je een zitplaatsindeling gebruikt, zijn tickettypes vooraf gedefinieerd op basis van de sectoren in de indeling. Hun namen en capaciteiten komen exact overeen met de zitplaatsindeling.

Een theaterindeling met bijvoorbeeld Parterre (200 zitplaatsen) en Balkon (100 zitplaatsen) maakt deze twee tickettypes aan. Om gedetailleerdere prijscategorieën te maken, definieer je extra sectoren in de zitplaatsindeling, zoals Eerste rijen en Middelste rijen. Sectoren groeperen stoelen en regio's op secternaam, waardoor ze zowel visuele scheiding als prijscategorieën bieden.

Tickettypes uit zitplaatsindelingen zijn vergrendeld. Als er nog geen boekingsbestellingen zijn, kun je een volledige bewerking uitvoeren en de zitplaatsindeling wijzigen. Sluit anders de verkoop van het huidige evenement en plan het opnieuw in het Programma.

Tickettypes zonder zitplaatsindeling

Zonder zitplaatsindeling definieer je in deze stap aangepaste tickettypes. Eén type, Algemene toegang, is meestal standaard gedefinieerd. Je kunt dit wijzigen en meer toevoegen door op Nieuw type ticket toevoegen te klikken. Je kunt er zoveel toevoegen als je nodig hebt.

Voor aangepaste tickettypes kun je ook Zichtbaarheid instellen – of het type is gepubliceerd. Je kunt bijvoorbeeld zowel Vroege vogel- als Regulier-tickets definiëren, vervolgens Regulier-tickets ongepubliceerd laten wanneer de verkoop begint en ze later publiceren.

Je kunt aangepaste tickettypes op elk moment tijdens de verkoop wijzigen, inclusief hun capaciteit, prijs en zichtbaarheid, en je kunt nieuwe types toevoegen. Aangepaste tickettypes geven je vrijwel volledige vrijheid om wijzigingen aan te brengen terwijl de verkoop loopt.

Betaalde evenementen

Voor betaalde evenementen kun je ook de valuta, prijsstrategie en het prijsbeleid aanpassen. Voor gedeelde evenementen kun je kiezen welke organisator de verkoopopbrengsten in zijn wallet ontvangt.

Valuta

Beschikbare valuta's zijn afhankelijk van je wallets. Als je wallets in meerdere valuta's hebt, wordt elke valuta weergegeven.

Prijsstrategie

Kies Vaste prijs of Betaal Wat Je Wilt.

• Vaste prijs is de meest gebruikelijke optie. De ingevoerde prijs voor elk tickettype staat vast in de geselecteerde valuta.
• Betaal Wat Je Wilt (PWYW) laat aanwezigen kiezen wat ze willen betalen. De ingevoerde prijs voor elk tickettype is de minimumprijs in de geselecteerde valuta, maar aanwezigen kunnen meer betalen. Dit kan geschikt zijn voor liefdadigheidsinzamelingen, bijeenkomsten vanuit de gemeenschap en evenementen waarbij vertrouwen en inclusiviteit belangrijk zijn.

Prijsbeleid

Je kunt een prijsbeleid aan dit evenement koppelen om automatische kortingen toe te passen bij het afrekenen. Om deze functie te gebruiken, moet je eerst een prijsbeleid maken in de sectie Prijsbeleid – zie Een prijsbeleid maken.

Gratis evenementen

Voor gratis evenementen definieer je alleen de tickettypes en hun capaciteit.

Klik op Volgende wanneer je klaar bent met de prijzen.

Stap 4: Kosten

Deze stap geldt niet voor gratis evenementen. Kies of je de standaardkosteninstellingen wilt behouden of aanvullende kostenaanpassingen wilt maken.

Standaardkosteninstellingen

Met de standaardinstellingen zijn de ingevoerde ticketprijzen definitief en worden de kosten voor betalingsverwerking uit dat bedrag gehaald.

Kosten voor betalingsverwerking aanpassen

Kies hoe de kosten voor betalingsverwerking worden toegepast:

• Inbegrepen in de basisprijs (standaard): de klant betaalt precies het bedrag dat voor elk ticket is gedefinieerd in de sectie Prijzen. Jij draagt de kosten voor betalingsverwerking.
• Apart in rekening gebracht: kosten voor betalingsverwerking worden boven op de ticketprijs in rekening gebracht. Het systeem berekent de prijs zo dat, zodra de ontvangen betalingen en betalingskosten je wallet bereiken, het resulterende nettobedrag gelijk is aan de gedefinieerde ticketprijs.
• Gedeeld: de kosten voor betalingsverwerking worden gedeeld tussen jou en de klant. Definieer de procentuele verdeling voor de kosten die elke partij betaalt, zoals 50/50 of 40/60, waarbij de klant 60% betaalt en jij 40%.

Extra kosten

Je kunt extra kosten bij klanten innen boven op de ticketverkoop, zoals servicekosten of entertainmentkosten. Kies of de kosten op een percentage of een vast bedrag zijn gebaseerd en of ze per ticket of per bestelling worden berekend.

Voorbeeld

Je kunt op elk moment een voorbeeld van een klantbon en een voorbeeld van een wallettransactie bekijken.

Klik op Volgende wanneer je klaar bent met de kosteninstellingen.

Stap 5: Toegang

Kies hoe je toegang tot het evenement verleent: Ticket of Actielink.

Tickets

Kies Ticket om tickets rechtstreeks uit te geven. Je vooraf gedefinieerde ticketsjablonen worden weergegeven. Zie Overzicht van tickets voor informatie over het beheren van ticketsjablonen. Als je er nog geen hebt, zie Een ticketsjabloon maken.

Kies vóór je een sjabloon selecteert Algemeen sjabloon of Aparte sjablonen.

• Kies Algemeen sjabloon (de standaardoptie) als het evenement alleen online wordt verkocht en selecteer vervolgens de sjabloon.
• Kies Aparte sjablonen als het evenement zowel online als aan de kassa wordt verkocht. De tabbladen Online en Kassa verschijnen. Selecteer voor elk distributiekanaal een ticketsjabloon door elk tabblad te openen en de bijbehorende sjabloon te selecteren.
  De keuze hangt voornamelijk af van of je je eigen kassa beheert.

Actielinks

Actielinks zijn geschikt voor evenementen waarvoor aanvullende registratie of een andere online actie vereist is. In plaats van een knop Tickets downloaden op hun bon ontvangen klanten de actielink.

Actielinks kunnen worden gebruikt voor:

• Speciale deelnemersregistratie
• Speciale deelnemersregistratie voor sportevenementen
• Speciale verkopersregistratie voor beurzen
• Een vergader- of webinarlink voor online-evenementen
• Een deelnamelink voor e-sportevenementen
• Een streaminglink voor online streaming-evenementen
• Een instructiepagina voor speciale evenementen
  Definieer voor elke actielink een knoplabel en URL-parameters.

Knoplabels

Kies Registreren, Deelnemen, Bekijk, Plan Tijd, Download ticket, of voer aangepaste tekst in.

Aangepaste tekst wordt precies zoals ingevoerd weergegeven en niet vertaald. Gebruik waar mogelijk een van de vooraf gedefinieerde keuzes, zodat deze in de klantenbon kan worden vertaald als de taal ervan afwijkt van de brontaal.

URL-parameters

Je kunt deze dynamische bestelargumenten aan de actie-URL koppelen:

• event_id: ID van het evenement voor API-ophaling
• order_id: ID van de bestelling voor API-ophaling
• order_code: boekingscode
• order_date_created: UTC-tijdstempel van het aanmaken van de bestelling
• order_amount: bestelbedrag in centen
• order_currency: valuta van de bestelling
  Klik op Volgende wanneer je klaar bent met de toegangsinstellingen.

Verkoop openen

Het geplande evenement verschijnt nu in het Programma met de status In afwachting. Deze status is bedoeld om, indien nodig, plaatsen vooraf te vergrendelen voordat de verkoop begint. Zie Programma-indeling en evenementstatussen uitgelegd voor meer informatie over deze status en de voortgangsbalk van het Programma.

Wanneer je klaar bent om te verkopen, stel je de evenementstatus in op In verkoop. Zie Evenementacties en -instellingen in het Programma voor andere acties na het plannen, waaronder het beheren van verkoop en evenementinstellingen.