Planifier un événement dans le Programme

Planifiez un événement dans le Programme pour définir quand et où il a lieu, comment les clients y accèdent et comment il est tarifé. Si vous n'avez pas encore ajouté le contenu de l'événement, consultez Ajouter un événement, une expérience ou une attraction.

Sélectionnez Programme dans le menu principal.
Cliquez sur .
Le processus de planification comporte cinq étapes : informations principales, lieu, prix, frais et accès.

Étape 1 : Informations principales

Choisissez l'événement et son type : Événement unique ou À tout moment.

Choisir un type d'événement

Les événements uniques ont lieu à une date et une heure précises. La vente des billets se termine après l'événement. Ce type convient particulièrement aux concerts, pièces de théâtre, festivals, séances de cinéma, ateliers et séminaires.

Les événements À tout moment n'ont pas de date fixe. Les clients peuvent les visiter à tout moment pendant une période donnée, et la vente des billets reste ouverte indéfiniment jusqu'à ce que vous la fermiez manuellement. Ce type convient particulièrement aux musées, expositions, parcs à thème, aquariums et zoos.

Sélectionner l'événement et la date

Choisissez le titre de l'événement dans la liste déroulante.
Si vous avez choisi Événement unique, utilisez le calendrier pour sélectionner la date et l'heure de début.
Le calendrier sert uniquement à sélectionner la date de début, et non une plage de dates pour l'événement. Le système gère automatiquement la durée de l'événement en fonction de la durée précédemment définie dans les paramètres des informations de l'événement.

Lorsque vous planifiez un nouvel événement plutôt que d'en modifier un, vous pouvez sélectionner plusieurs dates et heures de début. Dès que vous sélectionnez une date, les paramètres d'heure s'affichent à côté du calendrier pour cette date.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Suivant.

Étape 2 : Lieu

Choisissez si l'événement utilise un plan de salle ou des types de billets personnalisés sans sièges réservés.

Avec plan de salle

Avec un plan de salle, les clients sélectionnent leur siège préféré sur un plan de scène. Vous verrez vos plans de scène prédéfinis. Si vous n'en avez pas encore, créez-en un depuis la page Aperçu des scènes ; consultez Créer une scène. Utilisez la barre de recherche pour trouver un plan de scène si vous en avez beaucoup.

Le lieu de l'événement est déterminé par le lieu associé au plan de salle. Chaque plan de scène comprend un lieu intégré que vous choisissez lors de l'enregistrement du plan.

Aucun siège réservé

Sans sièges réservés, les clients sélectionnent un billet par catégorie. Choisissez le lieu de l'événement dans le champ de lieu ou sélectionnez-en un dans l'historique des lieux.

Pour un événement sans plan de salle, vous devez choisir le lieu de l'événement.

Ajouter un nouveau lieu

Pour ajouter un nouveau lieu, sélectionnez le bouton de sélection. Dans la fenêtre contextuelle :

Saisissez le nom du lieu dans la barre de recherche, de préférence tel qu'il apparaît dans Google Places. Le système tentera d'extraire les informations.
Vérifiez et modifiez les informations du lieu sur l'écran suivant :
Nom du lieu : le nom du lieu ou du bâtiment.
Adresse : l'adresse postale du lieu.
Ville : le nom de la ville, y compris l'État le cas échéant – par exemple, New York, NY.
Pays : le nom du pays.
Lat/lng : une épingle GPS ajustable. Déplacez-la pour affiner les coordonnées si nécessaire.

Cliquez sur Enregistrer lorsque vous êtes prêt.
Toutes les informations sur le lieu sont affichées aux participants ; n'ajoutez donc pas de notes internes.

Événements à tout moment

Un plan de salle n'est pas disponible pour les événements à tout moment. Ils fonctionnent uniquement sans sièges réservés et avec un lieu personnalisé.

Lorsque vous avez terminé les paramètres de lieu, cliquez sur Suivant.

Étape 3 : Prix

Choisissez si l'accès est Gratuit ou Payant. Les types de billets s'affichent alors.

Chaque type de billet, également appelé groupe de prix, comprend :

Couleur
Nom
Capacité
Tarification, uniquement pour les événements payants

Types de billets avec un plan de salle

Lorsque vous utilisez un plan de salle, les types de billets sont prédéfinis à partir des secteurs du plan. Leurs noms et leurs capacités correspondent exactement au plan de salle.

Par exemple, un plan de théâtre comprenant le Parterre (200 places) et le Balcon (100 places) crée ces deux types de billets. Pour créer des catégories de prix plus détaillées, définissez des secteurs supplémentaires dans le plan de salle, tels que Premiers rangs et Rangs du milieu. Les secteurs regroupent les sièges et les régions par nom de secteur ; ils assurent donc à la fois une séparation visuelle et des catégories de prix.

Les types de billets issus de plans de salle sont verrouillés. S'il n'y a pas encore de commandes de réservation, vous pouvez effectuer une modification complète et changer le plan de salle. Sinon, fermez les ventes de l'événement actuel et planifiez-le à nouveau dans le Programme.

Types de billets sans plan de salle

Sans plan de salle, définissez des types de billets personnalisés à cette étape. Un type, Admission générale, est généralement défini par défaut. Vous pouvez le modifier et en ajouter d'autres en cliquant sur Ajouter un nouveau type de billet. Vous pouvez en ajouter autant que nécessaire.

Pour les types de billets personnalisés, vous pouvez également définir la Visibilité – c'est-à-dire si le type est publié. Par exemple, vous pouvez définir des billets Tarif préférentiel et Tarif normal, puis laisser les billets au tarif normal non publiés au début des ventes et les publier plus tard.

Vous pouvez modifier les types de billets personnalisés à tout moment pendant les ventes, notamment leur capacité, leur prix et leur visibilité, et vous pouvez ajouter de nouveaux types. Les types de billets personnalisés vous donnent une liberté presque totale pour effectuer des modifications pendant les ventes.

Événements payants

Pour les événements payants, vous pouvez également ajuster la devise, la stratégie de tarification et la politique de prix. Pour les événements partagés, vous pouvez choisir l'organisateur qui reçoit les revenus des ventes dans son portefeuille.

Devise

Les devises disponibles dépendent de vos portefeuilles. Si vous avez des portefeuilles dans plusieurs devises, chaque devise est répertoriée.

Stratégie de tarification

Choisissez Prix fixe ou Payez ce que vous voulez.

Prix fixe est l'option la plus courante. Le prix saisi pour chaque type de billet est fixe dans la devise sélectionnée.
Payez ce que vous voulez (PWYW) permet aux participants de choisir le montant qu'ils souhaitent payer. Le prix saisi pour chaque type de billet est le prix minimum dans la devise sélectionnée, mais les participants peuvent payer davantage. Cette option peut convenir aux collectes de fonds caritatives, aux rassemblements communautaires et aux événements où la confiance et l'inclusivité sont importantes.

Politique de prix

Vous pouvez associer une politique de prix à cet événement pour appliquer des remises automatiques au moment du paiement. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord créer une politique de prix dans la section Politiques de prix – consultez Créer une politique de prix.

Événements gratuits

Pour les événements gratuits, définissez uniquement les types de billets et leur capacité.

Lorsque vous avez terminé la tarification, cliquez sur Suivant.

Étape 4 : Frais

Cette étape ne s'applique pas aux événements gratuits. Choisissez de conserver les paramètres de frais par défaut ou d'effectuer des ajustements supplémentaires.

Paramètres de frais par défaut

Avec les paramètres par défaut, les prix des billets saisis sont définitifs et les frais de traitement des paiements sont prélevés sur ce montant.

Ajuster les frais de traitement des paiements

Choisissez comment les frais de traitement des paiements sont appliqués :

Inclus dans le prix de base (par défaut) : le client paie exactement le montant défini pour chaque billet dans la section Prix. Vous prenez en charge les frais de traitement des paiements.
Facturé séparément : les frais de traitement des paiements sont facturés en plus du prix du billet. Le système calcule le prix afin que, une fois les paiements collectés et les frais de paiement versés dans votre portefeuille, le montant net obtenu soit égal au prix du billet défini.
Partagé : les frais de traitement des paiements sont partagés entre vous et le client. Définissez l'ajustement en pourcentage des frais payés par chaque partie, par exemple 50/50 ou 40/60, où le client paie 60 % et vous 40 %.

Frais supplémentaires

Vous pouvez collecter auprès des clients des frais supplémentaires en plus des ventes de billets, tels que des frais de commodité ou des frais de divertissement. Choisissez si les frais sont calculés en pourcentage ou sous forme de montant fixe, et s'ils sont calculés par billet ou par commande.

Aperçu

À tout moment, vous pouvez prévisualiser un exemple de reçu client et un exemple de transaction de portefeuille.

Lorsque vous avez terminé les paramètres de frais, cliquez sur Suivant.

Étape 5 : Accès

Choisissez comment fournir l'accès à l'événement : Billet ou Lien d'action.

Billets

Choisissez Billet pour émettre des billets directement. Vos modèles de billets prédéfinis s'affichent. Pour en savoir plus sur la gestion des modèles de billets, consultez Aperçu des billets. Si vous n'en avez pas encore, consultez Créer un modèle de billet.

Avant de sélectionner un modèle, choisissez Modèle commun ou Modèles séparés.

Choisissez Modèle commun (par défaut) si l'événement est vendu uniquement en ligne, puis sélectionnez le modèle.
Choisissez Modèles séparés si l'événement est vendu à la fois en ligne et à la billetterie. Les onglets En ligne et Billetterie s'affichent. Sélectionnez un modèle de billet pour chaque canal de distribution en ouvrant chaque onglet et en sélectionnant son modèle.
Le choix dépend principalement de l'exploitation ou non de votre propre billetterie.

Liens d'action

Les liens d'action conviennent aux événements qui nécessitent une inscription supplémentaire ou une autre action en ligne. Au lieu d'un bouton Télécharger les billets dans leur reçu, les clients reçoivent le lien d'action.

Les liens d'action peuvent être utilisés pour :

Une inscription spéciale de participant
Une inscription spéciale de compétiteur pour les événements sportifs
Une inscription spéciale de vendeur pour les salons
Un lien de réunion ou de webinaire pour les événements en ligne
Un lien pour rejoindre les événements d'esport
Un lien de diffusion pour les événements de streaming en ligne
Une page d'instructions pour les événements spéciaux
Pour chaque lien d'action, définissez un libellé de bouton et des paramètres d'URL.

Libellés des boutons

Choisissez S'inscrire, Rejoindre, Regarder, Planifier l'heure, Télécharger le billet, ou saisissez un texte personnalisé.

Le texte personnalisé s'affiche exactement tel qu'il a été saisi et n'est pas traduit. Utilisez l'un des choix prédéfinis lorsque cela est possible afin qu'il puisse être traduit dans le reçu client si sa langue diffère de la langue source.

Paramètres d'URL

Vous pouvez ajouter ces arguments de commande dynamiques à l'URL d'action :

event_id : ID de l'événement pour la récupération via l'API
order_id : ID de la commande pour la récupération via l'API
order_code : code de réservation
order_date_created : horodatage UTC de création de la commande
order_amount : montant de la commande en centimes
order_currency : devise de la commande
Lorsque vous avez terminé les paramètres d'accès, cliquez sur Suivant.

Ouvrir les ventes

L'événement planifié apparaît désormais dans le Programme avec le statut En attente. Ce statut est destiné au préverrouillage des sièges, si nécessaire, avant le début des ventes. Pour en savoir plus sur ce statut et la barre de progression du Programme, consultez Présentation du Programme et explication des statuts d'événement.

Lorsque vous êtes prêt à commencer les ventes, définissez le statut de l'événement sur Vente ouverte. Pour les autres actions après la planification, y compris la gestion des ventes et des paramètres de l'événement, consultez Actions et paramètres des événements du Programme.