Entase geeft elk teamlid een van vier vooraf gedefinieerde rollen. Elke rol bepaalt precies wat die persoon binnen je account kan zien en doen. Door de juiste rol te kiezen, blijven gevoelige instellingen beschermd en krijgen medewerkers de toegang die ze nodig hebben om hun werk te doen.
De vier rollen in één oogopslag
| Rol | Typisch teamlid | Belangrijkste beperking |
|---|---|---|
| Beheerder | Mede-eigenaar, vertrouwde manager | Geen |
| Moderator | Evenementmanager, marketingverantwoordelijke | Geen toegang tot partnerinstellingen en kan geen opnames uit de wallet initiëren |
| Kassier | Medewerker van de kassa of frontoffice | Beperkt tot verkoop, statistieken, coupons en prijsbeleid |
| Begeleider | Deurpersoneel, ticketscanner | Alleen de validatietool |
Beheerder
Beheerders hebben volledige toegang tot elke functie in je Entase-account – identiek aan de accounteigenaar. Dit omvat:
- Alle beheer van evenementen en locaties
- Partnerinstellingen (factureringsgegevens, integraties, uitbetalingsconfiguratie)
- Opnames uit de wallet initiëren
- Het team zelf beheren, waaronder leden uitnodigen en rollen wijzigen
Wijs deze rol toe aan mede-eigenaren of senior managers die je volledig vertrouwt met financiële instellingen en instellingen op accountniveau.
Moderator
Moderators kunnen bijna alles wat een Beheerder kan, met twee belangrijke uitzonderingen:
- Geen toegang tot partnerinstellingen – ze kunnen geen factureringsgegevens, integratiegegevens of uitbetalingsconfiguratie bekijken of wijzigen
- Kunnen geen opnames uit de wallet initiëren – financiële uitbetalingen blijven uitsluitend in handen van Beheerders
Al het andere – evenementen aanmaken en publiceren, bestellingen beheren, rapporten uitvoeren, zitplaatsen configureren, klantcommunicatie afhandelen – is volledig beschikbaar.
Wijs deze rol toe aan evenementmanagers, marketingverantwoordelijken of andere medewerkers die brede operationele toegang nodig hebben, maar geen financiële instellingen of instellingen op accountniveau mogen wijzigen.
Kassier
Kassiers hebben een gerichte set machtigingen die is ontworpen voor verkoopwerk aan de kassa en frontoffice:
- Kassa – tickets verkopen en beheren namens klanten
- Statistieken – verkooprapporten en prestatiegegevens bekijken
- Coupons – kortingscoupons toepassen en beheren
- Prijsbeleid – prijsregels bekijken en toepassen bij het verkooppunt
Kassiers kunnen geen evenementen aanmaken of bewerken, hebben geen toegang tot partnerinstellingen en kunnen geen andere teamleden beheren.
Wijs deze rol toe aan kassamedewerkers, receptiemedewerkers van locaties of iedereen die voornamelijk tickets persoonlijk of telefonisch verwerkt.
Begeleider
Begeleiders hebben de meest beperkte toegang van alle vier de rollen. Ze kunnen alleen de ticketvalidatietool gebruiken – tickets scannen of handmatig controleren bij de deur om ze als gebruikt te markeren.
Ze kunnen geen verkoopgegevens bekijken, hebben geen toegang tot de kassa en kunnen geen wijzigingen aanbrengen in evenementen of instellingen.
Wijs deze rol toe aan deurpersoneel, beveiligingsmedewerkers of vrijwilligers die uitsluitend verantwoordelijk zijn voor het controleren van tickets bij toegangspunten.
De juiste rol kiezen
Gebruik deze vragen als leidraad voor je beslissing:
- Beheert deze persoon dagelijks evenementen of het account? → Beheerder (als deze persoon ook financiële toegang nodig heeft) of Moderator (als dat niet het geval is)
- Verkoopt deze persoon tickets op een locatie of telefonisch? → Kassier
- Controleert deze persoon alleen tickets bij de deur? → Begeleider
Pas bij twijfel het principe van minimale bevoegdheden toe: begin met de meest beperkte rol waarmee de persoon zijn werk nog kan doen en breid de toegang alleen uit als dat nodig is.