Prijsstelling is een van de weinige hefbomen die zowel je omzet als de snelheid waarmee plaatsen worden gevuld beïnvloedt. Eén vaste prijs voor elk ticket, vanaf de eerste dag tot aan de deur verkocht, laat geld liggen en geeft kopers geen reden om zich vroeg vast te leggen. Een eenvoudige structuur met drie fasen – early bird, regular, last minute – lost beide problemen op zonder veel complexiteit.
Waarom fasen belangrijk zijn
Vroege kopers nemen een risico. Ze leggen zich maanden van tevoren vast, vaak voordat de line-up of het programma volledig is bevestigd. Hen daarvoor belonen met een lagere prijs is eerlijk, en het zorgt voor vroege cashflow en een zichtbaar verkoopcijfer dat sociaal bewijs opbouwt.
Regular-prijzen vormen je uitgangspunt. Ze moeten weerspiegelen wat het evenement werkelijk waard is, niet een opgeblazen referentieprijs die bedoeld is om kortingen dramatisch te laten lijken.
Last-minuteprijzen kunnen in beide richtingen werken. De meest voorkomende aanpak is om tickets duurder te maken naarmate het evenement dichterbij komt. Hiermee beloon je vroegtijdige beslissingen en geef je kopers een reden om niet te wachten.
Voor evenementen waarbij onverkochte capaciteit vrijwel geen waarde heeft, kan ook de tegenovergestelde strategie zinvol zijn. Een bescheiden verlaging in de laatste dagen kan twijfelaars over de streep trekken en anders lege capaciteit vullen.
De bedragen bepalen
Enkele principes die in de praktijk standhouden:
- Early bird-korting: 15–25% onder regular – Genoeg om betekenisvol te voelen, maar niet zo hoog dat het je marge uitholt.
- Last-minuteverhoging: 10–20% boven regular – Een hogere eindprijs maakt het voordeel van eerder boeken duidelijk.
- Last-minutekorting: selectief gebruiken – Als het vullen van de resterende capaciteit belangrijker is dan het beschermen van de regular-prijs, kan een late korting werken – maar voorkom dat wachten tot het einde de beste strategie voor je publiek wordt.
- Tijdvensters, geen hoeveelheidsgrenzen – Fasen aan datums koppelen is makkelijker te communiceren dan "eerste 50 tickets". Kopers begrijpen een deadline; een teller kunnen ze niet makkelijk controleren.
- Houd de structuur eenvoudig – Te veel niveaus toevoegen (super early bird, early bird, early bird plus, …) leidt tot keuzestress en maakt de prijsstelling moeilijker te communiceren.
Zo bouw je dit in Entase
Er zijn twee praktische manieren om gefaseerde prijsstelling in Entase op te zetten: afzonderlijke tickettypes of prijsbeleid. Welke het beste werkt, hangt grotendeels af van hoe je tickets zijn geconfigureerd.
Afzonderlijke tickettypes
Voor evenementen met aangepaste tickettypes is de eenvoudigste aanpak meestal om afzonderlijke tickettypes Early bird en Regular aan te maken.
Start de verkoop terwijl Early bird beschikbaar is. Je kunt Regular tegelijkertijd zichtbaar houden, zodat kopers meteen zowel de korting zien die ze vandaag krijgen als de prijs die ze later zullen betalen.
Wanneer de early bird-periode eindigt, verberg of schakel je Early bird uit en ga je verder met Regular.
Hetzelfde principe geldt voor last-minuteprijzen. Als de eindprijs hoger wordt, kan het vooraf zichtbaar maken van Last minute de prikkel om eerder te kopen versterken. Kopers kunnen precies zien wat wachten hen kost.
Als je last-minutestrategie juist een korting is, overweeg dan om die pas toe te voegen of zichtbaar te maken wanneer de laatste verkoopperiode begint. Als je vanaf het begin een toekomstige lagere prijs aankondigt, geef je kopers een reden om te wachten.
Aangepaste tickettypes zijn flexibel: je kunt nieuwe toevoegen, ze wijzigen en bepalen welke beschikbaar zijn naarmate het evenement vordert.
Prijsbeleid
Prijsbeleid is bijzonder nuttig voor evenementen met zaalplattegronden, waarbij sectoren en tickettypes door de plattegrond zijn vastgelegd en niet zomaar voor elke prijsfase door nieuwe kunnen worden vervangen.
Stel de regular-ticketprijzen voor het evenement in en maak vervolgens een prijsbeleid met regels voor de periodes waarin verschillende prijzen van toepassing moeten zijn.
Zo kan een early bird-regel tot vier weken vóór het evenement een korting toepassen. Entase berekent de korting automatisch wanneer de klant een keuze maakt.
Er is een belangrijk verschil in de manier waarop dit aan kopers wordt gepresenteerd: de zaalplattegrond toont in eerste instantie de regular-prijs. Het toepasselijke prijsbeleid wordt na de selectie beoordeeld en een eventuele korting wordt vervolgens in de eindprijs verwerkt, in plaats van als afzonderlijk Early bird-tickettype te verschijnen.
Prijzen die aan een zaalplattegrond zijn toegewezen, kunnen ook worden gewijzigd terwijl het evenement in verkoop is. De sectoren en tickettypes van de plattegrond blijven vast, maar dat hoeft voor de prijzen niet te gelden.
Als je prijzen, tickettypes of het prijsbeleid moet aanpassen nadat het evenement al in verkoop is, zie Prijzen, tickettypes en prijsbeleid voor een gepland evenement bewerken.
Zie voor het prijsbeleid zelf – inclusief regels, voorwaarden en kortingswaarden – Een prijsbeleid maken en Beleidsregels uitgelegd.
Een opmerking over communicatie
De prijsstructuur werkt alleen als kopers deze begrijpen.
Vermeld de early bird-deadline in je lanceringsaankondiging, op de evenementpagina en in socialmediaberichten. Als de volgende prijs omhooggaat, kan het vooraf tonen van die prijs het voordeel van nu kopen tastbaar maken.
Wanneer een fase eindigt, bevestigt een eenvoudige update – De early bird-prijzen zijn gesloten. Regular-tickets zijn nu beschikbaar. – dat de prijzen echt veranderen en geeft iedereen die het evenement nog overweegt nog een reden om in actie te komen.