Puoi sostituire i biglietti di un cliente con quelli di un altro evento annullando la prenotazione originale senza rimborso e creando poi una prenotazione in cassa a somma zero per il nuovo evento.
La procedura
Prima di apportare qualsiasi modifica, conferma con il cliente che accetti la sostituzione dei biglietti e a quale evento desideri partecipare invece.
1. Annulla la prenotazione originale senza rimborso
- Trova la prenotazione del cliente in Vendite.
- Modifica lo Stato in Annullato.
- Non rimborsare la prenotazione.
Per un ordine online, devi inserire un motivo di annullamento. Dopo aver annullato la prenotazione, il cliente riceverà una notifica che include tale motivo. Indica il motivo in modo chiaro, affinché corrisponda alle comunicazioni precedenti e il cliente capisca cosa sta succedendo.
Per un ordine in cassa, l'invio di una notifica di annullamento è facoltativo.
Per i dettagli sull'annullamento di una prenotazione e sui rimborsi, consulta Annullamenti e rimborsi.
2. Crea una prenotazione a somma zero per il nuovo evento
- Apri la cassa dell'evento a cui il cliente sta passando.
- Crea il nuovo ordine con i biglietti che il cliente ha accettato di ricevere.
- Applica un coupon con uno sconto del 100%, in modo che il totale dell'ordine sia zero.
- Quando finalizzi la vendita, associa alla prenotazione il profilo esistente del cliente.
Cerca il cliente in base al nome, al numero di telefono o all'indirizzo email. I suoi dati dovrebbero comparire nei risultati di ricerca mentre digiti.
Per preparare lo sconto richiesto, consulta Creare un coupon. Per la procedura di vendita in cassa, consulta Vendite e registrazioni in presenza.
3. Invia via email i biglietti sostitutivi
Dopo aver finalizzato la prenotazione a somma zero, usa Invia per email nella finestra di conferma della prenotazione per inviare i nuovi biglietti al cliente.
Se non li invii al momento della conferma, apri in seguito i dettagli della prenotazione e usa lì Invia per email. Consulta Azioni sulla prenotazione per le azioni relative ai biglietti disponibili da una prenotazione.
Impatto sulla reportistica
La prenotazione annullata continua a essere conteggiata nelle statistiche dell'evento originale. Poiché la prenotazione sostitutiva ha un totale pari a zero, non influisce sui report delle entrate del nuovo evento.
Per i pagamenti in contanti alla cassa
Per un ordine originale in cassa pagato in contanti, potrebbe essere più appropriato rimborsare il vecchio ordine e creare invece una nuova prenotazione a pagamento in cassa. Il rimborso di un pagamento in contanti non genera alcun movimento automatico di fondi.