Vous pouvez échanger les billets d’un client contre ceux d’un autre événement en annulant la réservation initiale sans remboursement, puis en créant une réservation à somme nulle à la billetterie pour le nouvel événement.
Processus
Avant d’effectuer toute modification, confirmez avec le client qu’il accepte l’échange de billets et déterminez l’événement auquel il souhaite assister à la place.
1. Annuler la réservation initiale sans remboursement
- Trouvez la réservation du client dans Ventes.
- Modifiez le Statut en Annulé.
- Ne remboursez pas la réservation.
Pour une commande en ligne, vous devez indiquer un motif d’annulation. Le client recevra une notification après l’annulation de la réservation, incluant ce motif. Indiquez clairement le motif afin qu’il corresponde à votre communication précédente et que le client comprenne ce qui se passe.
Pour une commande à la billetterie, l’envoi d’une notification d’annulation est facultatif.
Pour en savoir plus sur l’annulation d’une réservation et les remboursements, consultez Annulations et remboursements.
2. Créer une réservation à somme nulle pour le nouvel événement
- Ouvrez la billetterie de l’événement vers lequel le client passe.
- Créez la nouvelle commande avec les billets que le client a accepté de recevoir.
- Appliquez un coupon offrant une réduction de 100 % afin que le total de la commande soit nul.
- Lorsque vous finalisez la vente, associez le dossier existant du client à la commande.
Recherchez le client par son nom, son numéro de téléphone ou son adresse e-mail. Ses coordonnées devraient apparaître dans les résultats de recherche à mesure que vous saisissez du texte.
Pour préparer la réduction requise, consultez Créer un coupon. Pour connaître le processus de vente à la billetterie, consultez Ventes et inscriptions en personne.
3. Envoyer les billets de remplacement par e-mail
Après avoir finalisé la réservation à somme nulle, utilisez Envoyer par e-mail dans la fenêtre de confirmation de réservation pour envoyer les nouveaux billets au client.
Si vous ne les envoyez pas lors de la confirmation, ouvrez les détails de la réservation ultérieurement et utilisez Envoyer par e-mail à cet endroit. Consultez Actions sur les réservations pour connaître les actions liées aux billets disponibles depuis une réservation.
Impact sur les rapports
La réservation annulée reste comptabilisée dans les statistiques de l’événement initial. Comme la réservation de remplacement a un total nul, elle n’affecte pas les rapports de revenus du nouvel événement.
Pour les paiements en espèces à la billetterie
Pour une commande initiale à la billetterie réglée en espèces, il peut être préférable de rembourser l’ancienne commande et de créer à la place une nouvelle réservation payante à la billetterie. Le remboursement d’un paiement en espèces n’entraîne aucun mouvement automatique de fonds.