Usa lo strumento di convalida dei biglietti per registrare l'ingresso degli ospiti alla porta oppure per controllare i biglietti prima o dopo un evento. Puoi scansionare il codice QR di un biglietto, usare uno scanner di codici a barre esterno oppure cercare un biglietto manualmente.
Apri lo strumento di convalida dei biglietti
Puoi aprire lo strumento in due modi:
- Nell'angolo in alto a destra dello schermo, fai clic su
. Si apre la convalida globale dei biglietti. - Nel Programma, scegli l'evento, fai clic su
, quindi seleziona Convalida dei biglietti. Consulta Azioni e impostazioni degli eventi nel Programma per ulteriori informazioni sul menu delle azioni dell'evento.
L'opzione nella barra degli strumenti superiore fa parte delle tue preferenze di layout. Apre la convalida globale dei biglietti; aprendo lo strumento da un evento nel Programma, la convalida viene eseguita per quell'evento specifico.
Scegli la convalida globale o specifica per evento
Entrambe le modalità consentono di scansionare e cercare biglietti per qualsiasi tuo evento. Gli avvisi sono diversi:
- Un biglietto o riferimento di prenotazione non valido mostra un errore che indica che il biglietto non è valido. Questo vale per entrambe le modalità.
- Nella convalida globale dei biglietti, un biglietto valido per uno dei tuoi eventi in una data diversa mostra un errore che indica che il biglietto è per una data di evento diversa.
- Nella convalida specifica per evento, un biglietto valido per uno dei tuoi eventi nella stessa data ma per un evento diverso mostra un errore.
Usa la convalida globale dei biglietti quando gli ospiti potrebbero avere prenotazioni per più di uno dei tuoi eventi, soprattutto se gli eventi si svolgono in date diverse. Usa la convalida specifica per evento quando lo stesso evento si tiene più volte nella stessa data.
Scopri lo strumento
Lo strumento di convalida dei biglietti funziona su dispositivi desktop e mobili. Funziona anche con scanner di codici a barre esterni. Se uno scanner di codici a barre, o un modulo scanner di codici a barre integrato, è collegato al tuo dispositivo, funziona direttamente con lo strumento di convalida.
Nella parte superiore della pagina, il riquadro della fotocamera mostra la visualizzazione corrente della fotocamera del tuo dispositivo. Di solito, per impostazione predefinita è selezionata la fotocamera posteriore. Se il tuo dispositivo dispone di più di una fotocamera, fai clic su
Sotto il riquadro della fotocamera, usa la barra di ricerca per trovare biglietti in base al numero del biglietto, al riferimento di prenotazione o ai dati del cliente.
Sotto la barra di ricerca sono disponibili queste azioni aggiuntive:
- Condividi accesso – concedi rapidamente l'accesso alla convalida dei biglietti a persone esterne al tuo team.
- Scarica dati – scarica i dati dei biglietti per la preparazione offline.
- Test – esegui una scansione dimostrativa.
Il pannello principale sotto queste azioni visualizza le informazioni sul biglietto dopo aver scansionato o trovato un biglietto.
Scansiona i biglietti e convalida i posti
Punta la fotocamera o lo scanner di codici a barre collegato verso il codice QR del biglietto. Quando il codice viene rilevato, le relative informazioni vengono visualizzate nell'area principale delle informazioni sul biglietto.
Suggerimento: Se il codice QR è difficile da rilevare, chiedi al partecipante di impostare la luminosità del telefono al 100%. Per i biglietti cartacei, assicurati che ci sia luce sufficiente; una torcia può essere utile in ambienti più bui.
Il risultato è composto da tre sezioni.
Scheda dell'evento e barra di avanzamento
La scheda dell'evento mostra il poster, la data, l'ora e il luogo. La barra di avanzamento arancione rappresenta la capacità utilizzata.
Una linea blu avanza lungo la parte superiore della barra arancione man mano che gli ospiti effettuano il check-in. Mostra il numero totale di posti convalidati per l'intero evento, inclusi tutti gli ingressi.
Numero del biglietto e informazioni sui posti
Un pannello prima della scheda dell'evento mostra il numero del biglietto, il numero di posti e Convalida. La visualizzazione dei posti dipende dal fatto che l'evento utilizzi tipologie di biglietto personalizzate o una pianta dei posti.
Se un biglietto è convalidato completamente o parzialmente, viene visualizzato anche il nome del membro del team che lo ha convalidato.
Eventi con tipologie di biglietto personalizzate
Vengono visualizzati il tipo di biglietto e un campo per i posti che puoi aumentare o diminuire. Gli ordini online vengono generalmente emessi come biglietti raggruppati per settore, quindi usa questo campo per scegliere quanti posti di quel biglietto convalidare.
Ad esempio, se un biglietto copre un gruppo ma sono arrivate solo alcune persone, convalida solo il numero di persone presenti. Quando il resto del gruppo arriva con lo stesso biglietto, convalida i relativi posti. Non puoi convalidare più posti di quelli contenuti nel biglietto.
Eventi con una pianta dei posti
Viene visualizzato un elenco di posti singoli, inclusi settore, fila, posto o area. Ogni posto ha una casella di controllo. Quando fai clic su Convalida, viene registrato l'ingresso solo per i posti selezionati. Lascia deselezionati gli altri posti se prevedi che altre persone del gruppo arrivino in seguito.
Per un biglietto relativo a un'area basata sulla capacità in una pianta dei posti ibrida, viene visualizzato un campo numerico per i posti anziché caselle di controllo e lo convalidi come una tipologia di biglietto personalizzata, poiché l'acquirente ha scelto una quantità per l'area anziché singoli posti.
Biglietti correlati
Se la stessa prenotazione include più di un biglietto correlato al biglietto che stai visualizzando, viene visualizzato Trova biglietti correlati. Fai clic su di esso per sostituire il pulsante con una sezione che elenca tutti i biglietti correlati in quella prenotazione.
Espandi un biglietto in questo elenco per convalidarne i posti nello stesso modo.
Continua con il biglietto successivo
Dopo aver scansionato un biglietto, il flusso della fotocamera si mette in pausa e visualizza Tocca o fai clic per riprendere. Questo impedisce alla fotocamera o allo scanner di codici a barre di acquisire un altro biglietto mentre esamini quello corrente.
Dopo aver convalidato il biglietto, il flusso della fotocamera riprende automaticamente. Per saltare la convalida e continuare con il biglietto successivo, tocca o fai clic sul riquadro della fotocamera per riprendere manualmente il flusso.
Trova un biglietto manualmente
Se un biglietto non ha un codice a barre o non può essere scansionato, usa la barra di ricerca per trovare la relativa prenotazione o il biglietto. Effettua la ricerca usando uno dei seguenti elementi:
- Codice del biglietto
- Codice di prenotazione
- Nome, cognome o entrambi del cliente
- Numero di telefono completo o parziale del cliente
- Indirizzo email completo o parziale del cliente
Quando trovi la prenotazione o il biglietto, tocca o fai clic sul relativo risultato per caricarlo.
Suggerimento: I numeri di telefono vengono registrati al checkout con un prefisso internazionale (
+...). Quando cerchi per numero di telefono, inserisci il numero senza lo0iniziale per ottenere risultati più accurati.
Condividi l'accesso alla convalida
I membri del team che hanno effettuato l'accesso possono convalidare i biglietti. Puoi anche assegnare al personale designato all'ingresso il ruolo di Maschera, che fornisce l'accesso alla convalida dei biglietti per tutti i tuoi eventi senza altre autorizzazioni.
Condividi l'accesso con persone esterne al tuo team
Puoi condividere rapidamente un link per la convalida dei biglietti con persone esterne al profilo della tua organizzazione Entase, come addetti alla sicurezza o hostess.
- Fai clic su Condividi accesso. Viene visualizzata una finestra con i tuoi prossimi eventi.
- Seleziona il periodo di accesso: 3, 6, 12 o 24 ore da ora.
- Seleziona uno o più eventi per i quali concedere l'accesso alla convalida.
- Fai clic su Avanti nella parte inferiore della finestra.
- Una nuova finestra visualizza un codice QR generato.
Condividi il link di accesso in uno dei seguenti modi:
- Lascia che l'altra persona scansioni il codice QR con il proprio dispositivo mobile. Questo apre immediatamente la convalida dei biglietti.
- Tocca o fai clic sul codice QR per copiare il link di accesso negli appunti, quindi condividilo tramite email, messaggio di chat o un altro metodo.
Il link smette di funzionare alla scadenza del periodo di accesso selezionato.
Scarica i dati dei biglietti
Se la connettività potrebbe essere scarsa, scarica i dati dei biglietti sul tuo telefono prima dell'evento.
- Fai clic su Scarica dati. Viene visualizzata una finestra con i tuoi prossimi eventi.
- Seleziona uno o più eventi dei quali vuoi scaricare i dati.
- Fai clic su Avanti nella parte inferiore della finestra.
I dati vengono generalmente scaricati entro pochi secondi o un minuto, a seconda del numero di biglietti emessi e della velocità della connessione.
Tieni presenti queste limitazioni:
- Se un biglietto non è nel database locale, lo strumento tenta comunque di cercarlo online. In assenza totale di connessione, la convalida non riesce.
- Le convalide tentano di sincronizzarsi in background. In assenza totale di connessione, l'avanzamento del check-in non funziona e le convalide non sono sincronizzate.
Esegui una scansione di test
Usa Test per offrire alle maschere una rapida dimostrazione del processo di convalida, in particolare se utilizzano lo strumento di convalida Entase per la prima volta.
Fai clic su Test per visualizzare due biglietti di prova con convalide parziali.