Utilisez l’outil de validation des billets pour enregistrer les participants à l’entrée ou pour consulter des billets avant ou après un événement. Vous pouvez scanner le code QR d’un billet, utiliser un lecteur de codes-barres externe ou rechercher un billet manuellement.
Ouvrir l’outil de validation des billets
Vous pouvez ouvrir l’outil de deux manières :
- Dans l’angle supérieur droit de l’écran, cliquez sur
. Cela ouvre la validation globale des billets. - Dans le Programme, choisissez l’événement, cliquez sur
, puis sélectionnez Validation des billets. Consultez Actions et paramètres des événements du Programme pour en savoir plus sur le menu des actions de l’événement.
L’option de la barre d’outils supérieure fait partie de vos préférences de mise en page. Elle ouvre la validation globale des billets ; l’ouverture de l’outil depuis un événement du Programme valide les billets pour cet événement précis.
Choisir la validation globale ou spécifique à un événement
Les deux modes permettent de scanner et de rechercher des billets pour n’importe lequel de vos événements. Les avertissements diffèrent :
- Un billet ou une référence de réservation non valide affiche une erreur indiquant que le billet n’est pas valide. Cela s’applique dans les deux modes.
- Dans la validation globale des billets, un billet valide pour l’un de vos événements à une autre date affiche une erreur indiquant que le billet concerne une autre date d’événement.
- Dans la validation spécifique à un événement, un billet valide pour l’un de vos événements à la même date, mais pour un autre événement, affiche une erreur.
Utilisez la validation globale des billets lorsque les participants peuvent avoir des réservations pour plusieurs de vos événements, surtout lorsque ces événements ont lieu à des dates différentes. Utilisez la validation spécifique à un événement lorsque le même événement a lieu plusieurs fois le même jour.
Découvrir l’outil
L’outil de validation des billets fonctionne sur les ordinateurs et les appareils mobiles. Il fonctionne également avec des lecteurs de codes-barres externes. Si un lecteur de codes-barres, ou un module de lecture de codes-barres intégré, est connecté à votre appareil, il fonctionne directement avec l’outil de validation.
En haut de la page, le carré de la caméra affiche la vue actuelle de la caméra de votre appareil. La caméra arrière est généralement sélectionnée par défaut. Si votre appareil possède plusieurs caméras, cliquez sur
Sous le carré de la caméra, utilisez la barre de recherche pour trouver des billets par numéro de billet, référence de réservation ou données client.
Sous la barre de recherche se trouvent les actions supplémentaires suivantes :
- Partager l’accès – accordez rapidement l’accès à la validation des billets à des personnes extérieures à votre équipe.
- Télécharger les données – téléchargez les données des billets pour vous préparer hors ligne.
- Test – lancez un scan de démonstration.
Le panneau principal situé sous ces actions affiche les informations du billet après avoir scanné ou trouvé un billet.
Scanner les billets et valider les places
Dirigez la caméra ou le lecteur de codes-barres connecté vers le code QR du billet. Lorsque le code est détecté, ses informations apparaissent dans la zone principale d’informations sur le billet.
Conseil : Si le code QR est difficile à détecter, demandez au participant de régler la luminosité de son téléphone à 100 %. Pour les billets papier, assurez-vous qu’il y a suffisamment de lumière ; une lampe torche peut aider dans les lieux sombres.
Le résultat comporte trois sections.
Carte de l’événement et barre de progression
La carte de l’événement affiche l’affiche, la date, l’heure et le lieu. Sa barre de progression orange représente la capacité utilisée.
Une ligne bleue progresse en haut de la barre orange à mesure que les participants sont enregistrés. Elle indique le nombre total de places validées pour l’ensemble de l’événement, toutes entrées comprises.
Numéro du billet et informations sur les places
Un panneau avant la carte de l’événement affiche le numéro du billet, le nombre de places et Valider. L’affichage des places dépend de l’utilisation ou non de types de billets personnalisés ou d’un plan de salle pour l’événement.
Si un billet est entièrement ou partiellement validé, vous voyez également le nom du membre de l’équipe qui l’a validé.
Événements avec des types de billets personnalisés
Vous voyez le type de billet et un champ de saisie du nombre de places que vous pouvez augmenter ou diminuer. Les commandes en ligne sont généralement émises sous forme de billets regroupés par secteur ; utilisez donc ce champ pour choisir le nombre de places de ce billet à valider.
Par exemple, si un billet couvre un groupe mais que seules certaines personnes sont arrivées, validez uniquement le nombre de personnes présentes. Lorsque le reste du groupe arrive avec le même billet, validez alors leurs places. Vous ne pouvez pas valider plus de places que le billet n’en contient.
Événements avec un plan de salle
Vous voyez une liste de places individuelles, y compris leur secteur, rangée, siège ou zone. Chaque place possède une case à cocher. Lorsque vous cliquez sur Valider, seules les places sélectionnées sont enregistrées. Laissez les autres places non sélectionnées si vous prévoyez que d’autres personnes du groupe arriveront plus tard.
Pour un billet concernant une zone à capacité limitée dans un plan de salle hybride, un champ numérique du nombre de places apparaît à la place des cases à cocher, et vous le validez comme un type de billet personnalisé, car l’acheteur a choisi une quantité pour la zone plutôt que des places individuelles.
Billets associés
Si la même réservation comprend plusieurs billets associés au billet que vous consultez, Trouver les billets associés apparaît. Cliquez dessus pour remplacer le bouton par une section répertoriant tous les billets associés de cette réservation.
Développez un billet dans cette liste pour valider ses places de la même manière.
Continuer avec le billet suivant
Après avoir scanné un billet, le flux de la caméra se met en pause et affiche Appuyez ou cliquez pour reprendre. Cela empêche la caméra ou le lecteur de codes-barres de capturer un autre billet pendant que vous examinez le billet actuel.
Après avoir validé le billet, le flux de la caméra reprend automatiquement. Pour ignorer la validation et passer au billet suivant, appuyez ou cliquez sur la zone de la caméra afin de reprendre le flux manuellement.
Rechercher un billet manuellement
Si un billet n’a pas de code-barres ou ne peut pas être scanné, utilisez la barre de recherche pour trouver sa réservation ou le billet. Effectuez une recherche à l’aide de l’un des éléments suivants :
- Code du billet
- Code de réservation
- Prénom, nom ou prénom et nom du client
- Numéro de téléphone complet ou partiel du client
- Adresse e-mail complète ou partielle du client
Lorsque vous trouvez la réservation ou le billet, appuyez ou cliquez sur son résultat pour le charger.
Conseil : Les numéros de téléphone sont enregistrés lors du paiement avec un indicatif de pays (
+...). Lors d’une recherche par téléphone, saisissez le numéro sans le0initial pour obtenir des résultats plus précis.
Partager l’accès à la validation
Les membres de l’équipe connectés peuvent valider les billets. Vous pouvez également attribuer au personnel d’accueil désigné le rôle d’agent d’accueil, qui leur donne accès à la validation des billets pour tous vos événements, sans autres autorisations.
Partager l’accès avec des personnes extérieures à votre équipe
Vous pouvez rapidement partager un lien de validation des billets avec des personnes extérieures au profil de votre organisation Entase, telles que des agents de sécurité ou des hôtesses.
- Cliquez sur Partager l’accès. Une fenêtre avec vos événements à venir apparaît.
- Sélectionnez la durée d’accès : 3, 6, 12 ou 24 heures à partir de maintenant.
- Sélectionnez un ou plusieurs événements pour lesquels accorder l’accès à la validation.
- Cliquez sur Suivant en bas de la fenêtre.
- Une nouvelle fenêtre affiche un code QR généré.
Partagez le lien d’accès de l’une des manières suivantes :
- Laissez l’autre personne scanner le code QR avec son appareil mobile. Cela ouvre immédiatement la validation des billets.
- Appuyez ou cliquez sur le code QR pour copier le lien d’accès dans votre presse-papiers, puis partagez-le par e-mail, message de chat ou par une autre méthode.
Le lien cesse de fonctionner à l’expiration de la durée d’accès sélectionnée.
Télécharger les données des billets
Si la connectivité risque d’être mauvaise, téléchargez les données des billets sur votre téléphone avant l’événement.
- Cliquez sur Télécharger les données. Une fenêtre avec vos événements à venir apparaît.
- Sélectionnez un ou plusieurs événements dont vous souhaitez télécharger les données.
- Cliquez sur Suivant en bas de la fenêtre.
Les données sont généralement téléchargées en quelques secondes à une minute, selon le nombre de billets émis et la vitesse de votre connexion.
Gardez à l’esprit les limites suivantes :
- Si un billet ne figure pas dans la base de données locale, l’outil tente tout de même de le rechercher en ligne. Sans aucune connexion, la validation échoue.
- Les validations tentent de se synchroniser en arrière-plan. Sans aucune connexion, la progression de l’enregistrement ne fonctionne pas et les validations ne sont pas synchronisées.
Effectuer un scan de test
Utilisez Test pour offrir aux agents d’accueil une démonstration rapide du processus de validation, notamment s’ils utilisent l’outil de validation Entase pour la première fois.
Cliquez sur Test pour afficher deux billets de test avec des validations partielles.