Tickets am Einlass validieren

Verwende das Tool zur Ticketvalidierung, um Gäste am Einlass einzuchecken oder Tickets vor oder nach einer Veranstaltung zu prüfen. Du kannst den QR-Code eines Tickets scannen, einen externen Barcodescanner verwenden oder ein Ticket manuell suchen.

Tool zur Ticketvalidierung öffnen

Du kannst das Tool auf zwei Arten öffnen:

1. Klicke oben rechts auf dem Bildschirm auf . Dadurch wird die globale Ticketvalidierung geöffnet.
2. Wähle im Programm die Veranstaltung aus, klicke auf und wähle dann Ticketvalidierung. Weitere Informationen zum Menü für Veranstaltungsaktionen findest du unter Aktionen und Einstellungen für Programmveranstaltungen.

Die Option in der oberen Symbolleiste ist Teil deiner Layouteinstellungen. Sie öffnet die globale Ticketvalidierung; wenn du das Tool über eine Programmveranstaltung öffnest, werden Tickets für genau diese Veranstaltung validiert.

Globale oder veranstaltungsspezifische Validierung auswählen

In beiden Modi kannst du Tickets für alle deine Veranstaltungen scannen und suchen. Die Warnungen unterscheiden sich:

• Bei einem ungültigen Ticket oder Buchungscode wird in beiden Modi angezeigt, dass das Ticket ungültig ist.
• Bei der globalen Ticketvalidierung wird bei einem gültigen Ticket für eine deiner Veranstaltungen an einem anderen Datum angezeigt, dass das Ticket für ein anderes Veranstaltungsdatum gilt.
• Bei der veranstaltungsspezifischen Validierung wird bei einem gültigen Ticket für eine deiner Veranstaltungen am selben Datum, aber für eine andere Veranstaltung, ein Fehler angezeigt.

Verwende die globale Ticketvalidierung, wenn Gäste Buchungen für mehr als eine deiner Veranstaltungen haben könnten, insbesondere wenn diese Veranstaltungen an unterschiedlichen Tagen stattfinden. Verwende die veranstaltungsspezifische Validierung, wenn dieselbe Veranstaltung an einem Tag mehrmals stattfindet.

Das Tool kennenlernen

Das Tool zur Ticketvalidierung funktioniert auf Desktop- und Mobilgeräten. Es funktioniert auch mit externen Barcodescannern. Wenn ein Barcodescanner oder ein integriertes Barcodescanner-Modul mit deinem Gerät verbunden ist, funktioniert es direkt mit dem Validierungstool.

Oben auf der Seite zeigt das Kamerafeld die aktuelle Kameraansicht deines Geräts. Standardmäßig ist normalerweise die Rückkamera ausgewählt. Wenn dein Gerät mehr als eine Kamera hat, klicke auf , um zwischen den verfügbaren Videoeingängen zu wechseln.

Unter dem Kamerafeld kannst du über die Suchleiste Tickets anhand der Ticketnummer, des Buchungscodes oder von Kundendaten suchen.

Unter der Suchleiste findest du diese zusätzlichen Aktionen:

• Zugang teilen – erteile Personen außerhalb deines Teams schnell Zugang zur Ticketvalidierung.
• Daten herunterladen – lade Ticketdaten für die Offline-Vorbereitung herunter.
• Test – führe einen Demo-Scan durch.

Im Hauptbereich unter diesen Aktionen werden Ticketinformationen angezeigt, nachdem du ein Ticket gescannt oder gesucht hast.

Tickets scannen und Plätze validieren

Richte die Kamera oder den verbundenen Barcodescanner auf den QR-Code des Tickets. Sobald der Code erkannt wird, erscheinen seine Informationen im Hauptbereich für Ticketinformationen.

Tipp: Wenn der QR-Code schwer zu erkennen ist, bitte den Teilnehmer, die Helligkeit seines Telefons auf 100 % zu stellen. Achte bei Papiertickets auf ausreichend Licht; in dunkleren Räumlichkeiten kann eine Taschenlampe helfen.

Das Ergebnis besteht aus drei Abschnitten.

Veranstaltungskarte und Fortschrittsbalken

Die Veranstaltungskarte zeigt das Poster, Datum, Uhrzeit und den Ort. Ihr orangefarbener Fortschrittsbalken stellt die genutzte Kapazität dar.

Während Gäste einchecken, verläuft oben über den orangefarbenen Balken eine blaue Linie. Sie zeigt die Gesamtzahl der validierten Plätze für die gesamte Veranstaltung, einschließlich aller Eingänge.

Ticketnummer und Platzinformationen

Ein Bereich vor der Veranstaltungskarte zeigt die Ticketnummer, die Anzahl der Plätze und Validieren. Wie Plätze angezeigt werden, hängt davon ab, ob für die Veranstaltung benutzerdefinierte Tickettypen oder ein Sitzplan verwendet werden.

Wenn ein Ticket vollständig oder teilweise validiert ist, siehst du auch den Namen des Teammitglieds, das es validiert hat.

Veranstaltungen mit benutzerdefinierten Tickettypen

Du siehst den Tickettyp und ein Eingabefeld für Plätze, dessen Wert du erhöhen oder verringern kannst. Onlinebestellungen werden normalerweise als nach Bereich gruppierte Tickets ausgestellt. Verwende dieses Eingabefeld daher, um auszuwählen, wie viele Plätze dieses Tickets du validieren möchtest.

Wenn ein Ticket beispielsweise für eine Gruppe gilt, aber nur einige Personen angekommen sind, validiere nur die Anzahl der anwesenden Personen. Wenn der Rest der Gruppe mit demselben Ticket eintrifft, validiere dann deren Plätze. Du kannst nicht mehr Plätze validieren, als das Ticket enthält.

Veranstaltungen mit Sitzplan

Du siehst eine Liste einzelner Plätze mit Bereich, Reihe, Sitzplatz oder Zone. Jeder Platz hat ein Kontrollkästchen. Wenn du auf Validieren klickst, werden nur die ausgewählten Plätze eingecheckt. Lass die anderen Plätze unausgewählt, wenn du erwartest, dass weitere Personen aus der Gruppe später eintreffen.

Bei einem Ticket für eine kapazitätsbasierte Zone in einem hybriden Sitzplan wird statt Kontrollkästchen ein numerisches Eingabefeld für Plätze angezeigt. Du validierst es wie einen benutzerdefinierten Tickettyp, weil der Käufer für die Zone eine Anzahl statt einzelner Plätze ausgewählt hat.

Zugehörige Tickets

Wenn dieselbe Buchung mehr als ein Ticket enthält, das mit dem gerade angezeigten Ticket zusammenhängt, wird Zugehörige Tickets suchen angezeigt. Klicke darauf, um die Schaltfläche durch einen Abschnitt zu ersetzen, der alle zugehörigen Tickets dieser Buchung auflistet.

Klappe ein Ticket in dieser Liste auf, um seine Plätze auf dieselbe Weise zu validieren.

Mit dem nächsten Ticket fortfahren

Nachdem du ein Ticket gescannt hast, wird der Kamerastream pausiert und Zum Fortsetzen tippen oder klicken angezeigt. Dadurch wird verhindert, dass die Kamera oder der Barcodescanner ein weiteres Ticket erfasst, während du das aktuelle prüfst.

Nachdem du das Ticket validiert hast, wird der Kamerastream automatisch fortgesetzt. Um die Validierung zu überspringen und mit dem nächsten Ticket fortzufahren, tippe oder klicke auf das Kamerafeld, um den Stream manuell fortzusetzen.

Ein Ticket manuell suchen

Wenn ein Ticket keinen Barcode hat oder nicht gescannt werden kann, verwende die Suchleiste, um seine Buchung oder das Ticket zu suchen. Du kannst nach Folgendem suchen:

• Ticketcode
• Buchungscode
• Vorname, Nachname oder beides des Kunden
• Vollständige oder teilweise Telefonnummer des Kunden
• Vollständige oder teilweise E-Mail-Adresse des Kunden

Wenn du die Buchung oder das Ticket gefunden hast, tippe oder klicke auf das Ergebnis, um es zu laden.

Tipp: Telefonnummern werden beim Checkout mit einer Ländervorwahl (+...) erfasst. Gib bei der Suche nach einer Telefonnummer die Nummer ohne die führende 0 ein, um genauere Ergebnisse zu erhalten.

Zugang zur Validierung teilen

Angemeldete Teammitglieder können Tickets validieren. Du kannst ausgewiesenen Einlassmitarbeitern auch die Rolle „Platzanweiser“ zuweisen. Damit erhalten sie Zugang zur Ticketvalidierung für alle deine Veranstaltungen, ohne weitere Berechtigungen zu erhalten.

Zugang mit Personen außerhalb deines Teams teilen

Du kannst einen Link zur Ticketvalidierung schnell mit Personen außerhalb deines Entase-Organisationsprofils teilen, beispielsweise mit Sicherheitspersonal oder Hostessen.

1. Klicke auf Zugang teilen. Ein Feld mit deinen bevorstehenden Veranstaltungen wird angezeigt.
2. Wähle den Zugriffszeitraum: 3, 6, 12 oder 24 Stunden ab jetzt.
3. Wähle eine oder mehrere Veranstaltungen aus, für die du Zugang zur Validierung gewähren möchtest.
4. Klicke unten im Fenster auf Weiter.
5. In einem neuen Feld wird ein generierter QR-Code angezeigt.

Teile den Zugangslink auf eine der folgenden Arten:

1. Lass die andere Person den QR-Code mit ihrem Mobilgerät scannen. Dadurch wird die Ticketvalidierung sofort geöffnet.
2. Tippe oder klicke auf den QR-Code, um den Zugangslink in deine Zwischenablage zu kopieren, und teile ihn dann per E-Mail, Chatnachricht oder auf andere Weise.

Der Link funktioniert nicht mehr, wenn der ausgewählte Zugriffszeitraum abläuft.

Ticketdaten herunterladen

Wenn die Verbindung möglicherweise schlecht ist, lade die Ticketdaten vor der Veranstaltung auf dein Telefon herunter.

1. Klicke auf Daten herunterladen. Ein Feld mit deinen bevorstehenden Veranstaltungen wird angezeigt.
2. Wähle eine oder mehrere Veranstaltungen aus, deren Daten du herunterladen möchtest.
3. Klicke unten im Fenster auf Weiter.

Die Daten werden je nach Anzahl der ausgestellten Tickets und deiner Verbindungsgeschwindigkeit normalerweise innerhalb weniger Sekunden bis zu einer Minute heruntergeladen.

Beachte diese Einschränkungen:

• Wenn ein Ticket nicht in der lokalen Datenbank enthalten ist, versucht das Tool weiterhin, es online zu suchen. Ohne jegliche Verbindung schlägt die Validierung fehl.
• Validierungen werden im Hintergrund synchronisiert. Ohne jegliche Verbindung funktioniert der Check-in-Fortschritt nicht und die Validierungen sind nicht synchronisiert.

Einen Test-Scan durchführen

Verwende Test, um Platzanweisern eine kurze Demonstration des Validierungsprozesses zu geben, insbesondere wenn sie das Entase-Validierungstool zum ersten Mal verwenden.

Klicke auf Test, um zwei Testtickets mit teilweisen Validierungen anzuzeigen.