Ventes et inscriptions en personne

Utilisez la billetterie pour créer des réservations et des inscriptions en personne pour un événement. Vous pouvez vendre des sièges réservés à partir d'un plan de salle ou sélectionner des quantités parmi des types de billets personnalisés, puis finaliser la vente avec uniquement les informations dont vous avez besoin.

Réserver à partir d'un plan de salle

Pour un événement utilisant un plan de salle, cliquez sur un siège ou une zone pour le sélectionner pour la réservation. Une fenêtre contextuelle d'informations sur le siège s'ouvre. Cliquez sur Sélectionner pour confirmer la sélection. Si l'élément est déjà sélectionné, la fenêtre affiche également Libérer, qui le retire de la sélection.

La fenêtre contextuelle peut afficher :

• La vue depuis le siège ou la zone, si elle est configurée dans le plan de salle
• Le secteur
• Pour un siège :
• Le numéro ou le nom de la rangée
• Le numéro ou le nom du siège
• Pour une zone :
• Le nom de la zone
• Les places disponibles
• Le nombre de places à réserver dans cette zone

Sièges et zones

Un siège est une place individuelle réservée pour un participant. Une zone a une capacité, mais n'attribue pas de places réservées. Les clients qui achètent des billets pour une zone n'ont pas de siège spécifique dans cette zone.

Appliquer les réductions de politique de prix

Si l'événement dispose d'une politique de prix qui applique des réductions aux billets pour certains groupes de clients, tels que les étudiants ou les personnes handicapées, la fenêtre contextuelle d'informations sur le siège comprend une liste déroulante supplémentaire de types de billets. Sélectionnez le type applicable :

• Standard
• Enfants
• Étudiants
• Les personnes retraitées
• Personnes handicapées
  Les clients bénéficiant d'une réduction liée à leur statut peuvent devoir fournir un justificatif lors du contrôle d'accès.

Définir un prix Payez ce que vous voulez

Pour les événements Payez ce que vous voulez (PWYW), le prix du siège apparaît dans un champ de saisie. Vous pouvez augmenter le prix ; le champ affiche initialement le prix minimum de ce siège.

Réserver des types de billets personnalisés

Si un événement n'utilise pas de plan de salle et propose à la place des catégories de prix personnalisées, la billetterie affiche une liste simplifiée de tous les types de billets visibles. Sélectionnez le nombre de billets à réserver pour chaque type.

Lorsqu'une politique de prix s'applique, vous pouvez également voir une liste déroulante de types de billets correspondant au statut d'une personne, comme Enfants ou Étudiants, afin de sélectionner la réduction appropriée. Pour les événements PWYW, le prix est un champ de saisie que vous pouvez augmenter.

Finaliser la vente

Les sièges ou types de billets sélectionnés apparaissent dans le panneau de droite. Cliquez sur Vente sous la liste pour ouvrir la fenêtre contextuelle d'informations de réservation.

La fenêtre contextuelle contient les sections facultatives suivantes :

• Coupon
• Places sélectionnées
• Monnaie rendue
• Paiement en ligne
• Segment
• Client
• Billets – choisissez un billet séparé pour chaque siège ou des billets communs
  Renseignez les sections dont vous avez besoin, puis cliquez sur Vendre. Vous pouvez également cliquer sur Vendre sans renseigner aucun des champs facultatifs.

Une fenêtre de confirmation de réservation s'ouvre. La réservation est configurée et les sièges sont pris à ce stade. Selon la configuration de l'événement et les détails de la commande, la fenêtre peut proposer les étapes suivantes :

• Imprimer le billet – imprimez le ou les billets sur l'imprimante locale.
• Imprimer le reçu – imprimez le reçu sur l'appareil fiscal connecté. La disponibilité varie selon le pays.
• Ouvrir le lien – ouvrez le lien d'action de la réservation lorsque l'événement utilise des liens d'action au lieu de billets.
• Envoyer par e-mail – envoyez la confirmation de commande, y compris les billets ou un lien d'action, lorsque la commande comporte une adresse e-mail client.
• Envoyer le lien de paiement – envoyez un lien de paiement lorsque la commande comporte une adresse e-mail client.
• Copier le lien de paiement – copiez le lien de paiement pour l'envoyer manuellement.
  Après avoir effectué les actions de suivi nécessaires, fermez la fenêtre pour créer une autre réservation. Vous pouvez également effectuer ces actions ultérieurement depuis la page des détails de réservation.

Appliquer un coupon

Utilisez les coupons pour appliquer des réductions personnalisées. Un coupon peut être configuré pour le canal de billetterie, le canal en ligne ou les deux. Pour un coupon destiné uniquement à la billetterie, limitez-le au canal de billetterie uniquement. Pour savoir comment les réductions peuvent se combiner, consultez le cumul des réductions.

Pour appliquer un coupon, saisissez son code et cliquez sur Appliquer. Pour le supprimer, cliquez sur Effacer.

Vérifier les sièges sélectionnés

La section Places sélectionnées est votre panier. Elle répertorie les sièges sélectionnés, leurs prix, les éventuelles réductions et le montant total.

Calculer la monnaie rendue

Utilisez Monnaie rendue pour calculer le montant à rendre à un client qui paie en espèces. Saisissez le montant total reçu et le module affiche la monnaie à rendre.

Si vous avez un compte multidevise et recevez des espèces dans une autre devise, sélectionnez la devise de réception dans la liste déroulante. Entase calcule la monnaie exacte dans la devise de l'événement.

Les devises disponibles dans Monnaie rendue dépendent des paramètres de votre compte. Les taux de change sont fournis quotidiennement par la Banque centrale européenne.

Demander un paiement en ligne

Vous pouvez créer une réservation via la billetterie et demander un paiement en ligne. Activez Demander un paiement en ligne et, si vous le souhaitez, indiquez une date limite.

Après avoir passé la commande, les sièges sont verrouillés et la réservation reste Non confirmé jusqu'à réception du paiement.

• Sans date limite, la commande reste active pour le paiement jusqu'à ce qu'elle soit payée ou annulée manuellement.
• Avec une date limite, la commande expire à cette date si le paiement n'a pas été reçu.

Lorsqu'une commande expire, ses sièges sont déverrouillés.

Ajouter un segment

Associez un segment pour analyser les ventes plus en détail ultérieurement. Ouvrez la liste déroulante et sélectionnez un segment dans la liste.

La section Segment apparaît uniquement lorsque des segments ont été configurés.

Ajouter les informations client

Les informations client et les notes internes sont facultatives. Pour associer un client à la réservation actuelle :

1. Recherchez par nom, adresse e-mail ou numéro de téléphone du client.
2. Sélectionnez le client dans les résultats. S'il n'y a aucun client correspondant, utilisez l'option + suivie de votre terme de recherche pour en ajouter un.
3. Vérifiez le formulaire détaillé du nom, de l'adresse e-mail et du numéro de téléphone. Vous pouvez compléter, supprimer ou modifier n'importe quel champ.
4. Vous pouvez également ajouter une note interne à la réservation.
   Lorsque vous ajoutez un client qui n'existe pas encore, Entase analyse le terme de recherche et renseigne automatiquement le champ associé lorsque cela est possible. Par exemple, si vous recherchez John Doe, ne trouvez aucun résultat et ajoutez un nouveau client, Entase le reconnaît comme un nom et renseigne les champs prénom et nom. Vous pouvez ensuite ajouter une adresse e-mail et un numéro de téléphone. Il en va de même lorsque vous effectuez une recherche à l'aide d'une adresse e-mail ou d'un numéro de téléphone.

Vous pouvez ajouter des informations client complètes, partielles ou aucune information. Les ventes en billetterie peuvent créer des réservations et des billets anonymes, tandis que le paiement en ligne exige toutes les informations client de base.

Pourquoi ajouter les coordonnées du client ?

L'ajout d'informations client – au minimum une adresse e-mail lorsque cela est possible – vous aide à utiliser les fonctionnalités automatiques d'Entase et à résoudre les problèmes liés aux billets, aux paiements et aux remboursements.

Meilleure assistance

• Identifiez les personnes dont les billets sont manquants grâce à leurs informations à l'entrée.
• Trouvez plus facilement les commandes nécessitant un remboursement ou un traitement supplémentaire.
• Offrez une meilleure visibilité aux agents d'IA, afin que les participants puissent recevoir une assistance par IA appropriée même s'ils ont réservé en personne.
  Meilleure communication
• Les notifications et les messages de masse sont envoyés uniquement aux réservations comportant des adresses e-mail valides.
• Certaines fonctionnalités du système utilisent l'e-mail ou les SMS dans le cadre du processus de vérification.
  Les billetteries peuvent être très fréquentées et de nombreux clients reviennent. Après avoir ajouté une première fois les informations d'un client, vous pouvez le retrouver et le sélectionner plus rapidement lors de réservations futures. La recherche par numéro de téléphone peut être l'option la plus rapide pour les caissiers.

Billets séparés ou billets communs

Avec des billets séparés, chaque siège de la sélection est émis sur son propre billet individuel. Avec des billets communs, les sièges sont regroupés : pour les événements avec plan de salle, jusqu'à 10 sièges réservés sont inclus sur un même billet et regroupés par rangée et secteur. Pour les événements avec types de billets personnalisés, les sièges sont regroupés par type de billet, sans limite maximale.

Les billets séparés sont l'option par défaut pour les ventes en personne à la billetterie. Le paiement en ligne émet toujours des billets communs et ne propose pas de choix.

Avantages des billets communs

Pour les grands groupes, les billets communs permettent un contrôle d'accès nettement plus rapide. L'agent d'accueil scanne un billet au lieu de plusieurs, ce qui fait gagner plusieurs secondes par réservation. Étant donné qu'une réservation moyenne comprend environ deux billets, les billets communs peuvent au moins réduire de moitié le temps de contrôle d'accès.

On suppose souvent que les billets communs exigent que tout le groupe entre ensemble. Avec Entase, chaque membre du groupe peut entrer individuellement ; les billets communs offrent donc l'avantage de la rapidité sans inconvénient pour les participants.

Raccourcis du plan de salle

Utilisez ces raccourcis sur un PC ou un ordinateur portable pour sélectionner des sièges plus rapidement.

Zoomer et dézoomer

Utilisez la molette de la souris ou les boutons de zoom avant et arrière du plan pour ajuster l'affichage pendant la sélection des sièges.

Se déplacer dans le plan

Lorsque vous avez zoomé, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser pour vous déplacer dans le plan.

Ignorer la fenêtre contextuelle d'informations sur le siège

Faites un clic droit sur un siège pour ajouter directement un billet Standard à votre sélection.

Sélectionner plusieurs sièges

Maintenez le bouton droit de la souris enfoncé et faites glisser pour créer un rectangle de sélection. Tous les sièges disponibles dans le rectangle sont sélectionnés.

La sélection multiple fonctionne uniquement lorsque le plan de salle est à 100 % de zoom.

Effacer la sélection

Pour vider le panier des sièges sélectionnés, cliquez sur Effacer dans le panneau de droite sous la liste des sièges.