La section Documents est l’endroit où Entase génère automatiquement les documents financiers de vos événements – protocoles et factures. Vous n’avez pas besoin de les demander ; ils sont produits selon un calendrier fixe après la fin de chaque événement.
Protocoles
Un protocole est un document financier récapitulatif émis automatiquement 24 heures après la fin d’un événement. Il couvre l’intégralité de la période de règlement de cet événement et comprend :
- Total des transactions – la valeur brute de toutes les ventes de billets enregistrées pour l’événement.
- Remboursements – tous les montants remboursés aux clients pendant la période de vente.
- Taxes dues – les montants des taxes calculés sur l’ensemble des transactions.
Remarque : Comme expliqué dans Aperçu du solde, les protocoles incluent les remboursements uniquement jusqu’à leur date de génération. Les remboursements effectués après cette date ne sont pas inclus. Pour connaître les revenus en temps réel, utilisez Statistiques.
Le protocole vous fournit, ainsi qu’à Entase, un document partagé et approuvé de ce qui s’est passé sur le plan financier avant l’émission de la facture.
Factures
Une facture est émise 48 heures après la fin d’un événement, une fois le protocole finalisé. La facture est directement basée sur les chiffres du protocole ; les deux documents correspondent donc toujours.
Remarque : Les taxes sont enregistrées au moment de chaque transaction, et non au moment de la facturation. Cela signifie qu’au moment où la facture est générée, toutes les obligations fiscales ont déjà été réglées – la facture reflète ce qui a été collecté, plutôt que de créer une nouvelle obligation.
Événements à tout moment
Pour les événements à tout moment (événements sans date de fin fixe), le calendrier standard après événement ne s’applique pas. À la place :
- Les protocoles et les factures sont émis chaque mois, couvrant toutes les transactions enregistrées au cours de ce mois civil.
- Comme les taxes sont enregistrées au moment de la transaction, les factures des événements à tout moment ne sont généralement pas dues – la taxe a déjà été collectée progressivement tout au long du mois.
Trouver vos documents
Ouvrez la section Documents depuis votre tableau de bord d’organisateur pour voir tous les protocoles et toutes les factures. En haut de la page, utilisez la barre de recherche pour trouver des documents par titre d’événement, cliquez sur
Chaque document est répertorié avec l’événement associé (ou le mois de facturation pour les événements à tout moment), la date d’émission et le type. Cliquez sur le bouton de téléchargement de n’importe quelle ligne pour consulter le document complet.