Asiakirjat-osiossa Entase luo automaattisesti tapahtumiesi taloudelliset asiakirjat – protokollat ja laskut. Sinun ei tarvitse pyytää niitä; ne luodaan kiinteän aikataulun mukaisesti kunkin tapahtuman päättymisen jälkeen.
Protokollat
Protokolla on yhteenvetoluonteinen talousasiakirja, joka annetaan automaattisesti 24 tuntia tapahtuman päättymisen jälkeen. Se kattaa tapahtuman koko tilitysjakson ja sisältää:
- Tapahtumien kokonaismäärä – tapahtumasta kirjattujen kaikkien lipunmyyntien bruttoarvo.
- Hyvitykset – kaikki asiakkaille myyntijakson aikana palautetut summat.
- Maksettavat verot – kaikista tapahtumista lasketut veromäärät.
Huomautus: Kuten Saldon yleiskatsauksessa selitetään, protokollat sisältävät hyvitykset vain niiden luontipäivään asti. Tämän jälkeen annetut hyvitykset eivät sisälly niihin. Saat reaaliaikaiset tuloluvut käyttämällä Tilastot-toimintoa.
Protokolla tarjoaa sinulle ja Entaselle yhteisen, sovitun kirjauksen siitä, mitä taloudellisesti tapahtui ennen laskun laatimista.
Laskut
Lasku annetaan 48 tuntia tapahtuman päättymisen jälkeen, kun protokolla on viimeistelty. Lasku perustuu suoraan protokollan lukuihin, joten nämä kaksi asiakirjaa vastaavat aina toisiaan.
Huomautus: Verot kirjataan jokaisen tapahtuman yhteydessä, ei laskutushetkellä. Tämä tarkoittaa, että kun lasku luodaan, kaikki verovelvoitteet on jo hoidettu – lasku kuvastaa kerättyjä summia sen sijaan, että se loisi uuden velvoitteen.
Milloin tahansa järjestettävät tapahtumat
Milloin tahansa järjestettävien tapahtumien (tapahtumien, joilla ei ole kiinteää päättymispäivää) osalta tavallista tapahtuman jälkeistä aikataulua ei sovelleta. Sen sijaan:
- Protokollat ja laskut annetaan kuukausittain, ja ne kattavat kaikki kyseisen kalenterikuukauden aikana kirjatut tapahtumat.
- Koska verot kirjataan tapahtumahetkellä, milloin tahansa järjestettävien tapahtumien laskuja ei yleensä tarvitse maksaa – vero on jo kerätty asteittain kuukauden aikana.
Asiakirjojen löytäminen
Avaa järjestäjän hallintapaneelin Asiakirjat-osio nähdäksesi kaikki protokollat ja laskut. Etsi sivun yläreunan hakupalkilla asiakirjoja tapahtuman nimen perusteella, suodata asiakirjatyypin mukaan napsauttamalla
Jokaisen asiakirjan yhteydessä näkyvät siihen liittyvä tapahtuma (tai laskutuskuukausi milloin tahansa järjestettävissä tapahtumissa), antamispäivä ja tyyppi. Napsauta millä tahansa rivillä olevaa latauspainiketta nähdäksesi koko asiakirjan.